自由工作者工具推薦：遠距必備！我最常用的5款工作好幫手
2025 May 06 一人公司打造｜必修課
成為自由工作者後，最大的挑戰不再只是交稿，而是要「一個人搞定所有事」。從溝通到結案、從排程到記帳，沒有辦公室的資源與同事支援，什麼都要靠自己。
不管你是不是自由工作者，你一定也有過這種經驗：每天在備忘錄上寫下了一堆待辦清單，好多事情做一半，又跳到別的，忙到凌晨還是好多事來不及完成。直到我開始用 Heptabase 整理工作、用 portaly呈現自己，一切才開始穩下來，開始長出自己的節奏。
所以選對工具，
是一人公司發展與成長的超級關鍵！
這篇文章，我想把我最常用、幫我省時省力的 5 個自由工作工具分享給你。不管你是剛起步的新手，還是已經接案一段時間，這些工具從「資料管理 → 安全連線 → 到處上網 → 作品集彙整 → 金流發票」，都能讓你的工作更順、更有彈性。
或許你不需要馬上全用上，只要挑 1-2 個你目前需要的試試看，就能開始感受到「一人工作」如何能越做越輕鬆、有條理！
工具推薦一：Heptabase｜一人公司的核心大腦，工作進度和靈感全都整理在這！
剛開始自由接案的時候，我的靈感、筆記、報價單，全部散落在電腦的資料夾裡。萬一我的電腦弄丟了，就真的麻煩大了
直到我用了 Heptabase，才第一次有了「我的工作資料都在這！」的安心感。它不只是筆記工具，而是一個能用超級視覺化的方式整理的超強大白版系統。我用它來記錄每日工作進度、專案開發流程，還能同步我的靈感資料庫，每天的社群發文計畫，也因為每件事的細節都在上面寫的清清楚楚，就不再腦袋打結浪費時間。
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Q：Heptabase 有中文嗎？英文不好會不會看不懂？
A：我當初也有點擔心，雖然 Heptabase是英文介面，但其實用起來非常直覺方便（而且創辦人是台灣團隊哦！）現在也有許多中文教學，用一兩週上手之後，就跟英文好壞沒關係了。
工具推薦二：VPN｜直到被盜刷才懂隱形斗篷的重要
還記得我去年去馬爾地夫旅行，第一天男友跟我的信用卡就各自被盜刷三萬和五萬塊的事嗎？想來想去，就是我們在吉隆坡機場連了那個公共 WiFi！自從那之後，我對公共wifi就變得很謹慎，不敢隨便裸連網路了。
VPN 對自由工作者來說，不只是防駭客盜刷，它是在咖啡廳、旅館、機場等地打電腦工作時，一層重要的「隱形盾牌」。我目前用價格最親民的 Surfshark，速度穩、支援無限裝置，而且每月只要一杯咖啡的價格，超划算。
Q：我沒出國，有必要用 VPN 嗎？
如果你常在咖啡廳、共用辦公室或租屋處工作。即使沒出國，公共 WiFi 環境下的資料傳輸也可能被攔截。VPN 能幫你加密網路連線，避免ＷiFi被中途駭客讀取。所以如果你是自由接案者，VPN 是方便必備的網路安全工具。
👉 延伸閱讀：自由接案為什麼必備 VPN？3 款推薦比較
工具推薦三：eSIM｜旅居工作者的懶惰救星，不用換卡超方便！
以前出國，我最討厭的就是落地後還要去買 SIM 卡、找店家拿一根小針幫我換。現在，因為自由工作很常到處跑，我都改用 eSIM
一到機場打開 App 就能上網。我用的是台灣品牌 E心通，他們的方案，假設在日本，玩一天吃到飽才 $109 ，超級方便。我男友那種超不會用手機的人也能一鍵搞定，推薦給常常出國工作或喜歡懶人旅行的你。
👉 我用了4-5趟都很穩定！超推薦：E心通各國方案從這裡看
Q：出國用 eSIM 有什麼好處？一定要用嗎？
A：不是一定要用，但 eSIM 最大的好處是「不需要換實體 SIM 卡」，落地即上網，對常到處跑或旅居的自由工作者來說超方便，還能避免用到當地陌生 SIM 卡會有資安風險。
工具推薦四：Portaly 傳送門｜把你所有的亮眼內容，集中在一頁！
自由接案者常常會在不同平台上發布作品、販售商品、推廣課程或聯盟連結，如果沒有一個「統一入口」，觀眾往往只看到片段資訊，錯失了深入了解你的機會。
市面上你會看到很多人用linktree當個人入口的連結，但我會特別推薦用 Portaly 建立「個人傳送門」的原因除了所有想讓觀眾看到的東西（課程、部落格、合作邀請信箱、LINE 社群、插畫授權作品）都集中在同一頁，簡潔清楚，一看就懂我在做什麼。
最重要的是可以顯示各平台加總的追蹤數，讓新觀眾一目瞭然這個創作者的影響力，同時他們也是結帳很絲滑的變現工具，金流到發票代開，都能一起替賣家搞定，非常適合怕麻煩的創作者！
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（滑到最底下，用我的邀請連結還可以領取 $450 的一個月高級會員免費試用！）
Q：我只是接案，用 Portaly 也適合嗎？
A：當然可以！Portaly 就像你的線上名片，一頁整合你的公開社群 IG、作品集、聯絡方式等。對自由工作者來說，用來介紹自己、小額變現都非常實用。
Q：用傳送門當個人簡介，會不會顯得很陽春？
其實真的不會，反而能非常簡潔的看出實力！
Portaly 有非常漂亮的按鈕與排版參考，不像 Linktree 只有按鈕純文字。Portaly還能追蹤每個連結的點擊數，有沒有轉單都一目了然，是我最常用又直覺的「微官網」。
工具推薦五：金流發票不用怕！用 Swap 建立自己的收款頁＋開發票超簡單
這個工具是我在短影音的年度盛會金刻獎活動中發現的，我簡直驚為天人，這個收款跟發票處理的服務蠻逆天的！
如果你是剛開始自由接案，還沒有成立公司，也還不確定自己該怎麼寫報價單、開發票、收款單，那我超推薦你試試swap。這是一個專門給創作者用的金流平台
不用自己會寫程式、不用設網站，就可以處理好接案收款的一切文書工作，很適合剛起步、「還沒有登記公司行號」的人！
我還沒登記公司，可以用 Swap 開發票嗎？
A：可以，就是非常適合你！Swap 提供平台代開發票的功能，非常適合剛起步、還沒營業登記而無法開發票的自由工作者。還能建立報價單、收款頁，一鍵讓客戶付款超方便！
結語｜接案工作還不穩定？工欲善其事，至少好用的工具要先穩！
自由工作者，最需要的是有好用的工具，幫你省下繞來繞去的時間，才能專注在幫自己賺錢的服務項目上。這些工具不是為了跟風，而是真正幫我把「一人公司」做得更有品質。希望這些推薦，能幫你把自由工作過得越來越輕鬆！
早上醒來不用趕公車，一個人安靜的泡杯咖啡，打開 Heptabase 整理本週的構想與待辦；中午在家吃便當時邊查看 portaly 的自動訂單提醒信；下午切換 VPN，在咖啡廳跟客戶視訊討論案子細節，享受午後獨處的時光。這些事，靠一支筆電＋這5個工具，就能完成。
💡 想像一下——
你不再每天手忙腳亂、被任務追著跑，而是可以自己掌握節奏、清楚的一步步往你想要的生活靠近。你開始擁有選擇工作的自由、安排生活的彈性，不再瞎忙。這...不就是我們喜歡自由工作的初衷嗎？
如果你對工具教學、接案策略、內容工作流有興趣，我會不定期分享自由工作經營的實戰方法，一起讓理想生活更對齊一點 💛
